Gentile Fornitore,
Come da informativa resa verbalmente all’instaurarsi dei rapporti commerciali, si provvede in data odierna a fornire copia scritta dell’informativa resa ai sensi dell’articolo 13 del Decreto Legislativo n. 196 del 30 giugno 2003 denominato “Codice in materia di trattamento dei dati personali”.
Ai sensi dell’art 13 del D.Lgs. 196/2003 recante il Codice in materia di protezione dei dati personali la scrivente AEFFE SPA, in qualità di titolare del trattamento, informa che i dati personali acquisiti con riferimento ai rapporti commerciali instaurati formeranno oggetto di trattamento nel rispetto della normativa sopra richiamata. Secondo la normativa indicata, tale trattamento sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza e di tutela della Sua riservatezza. La informiamo inoltre che il personale che tratta i Suoi dati è incaricato dello svolgimento delle singole operazioni con istruzioni scritte e può avere accesso alle informazioni che siano strettamente necessarie allo svolgimento dei compiti assegnati.
I dati personali raccolti e trattati dalla scrivente sono:

• dati identificativi (ragione o denominazione sociale, sede tel., fax, e:mail, dati fiscali, ecc.);

• dati relativi all’attività economica e commerciale (ordini, solvibilità, dati bancari, dati contabili e fiscali, ecc.).

Questi dati sono da Lei forniti direttamente ovvero possono essere raccolti presso terzi autonomi titolari del trattamento (ad esempio presso la nostra rete di agenti e rappresentanti per i dati relativi a contratti e ordini oppure presso società di informazione commerciale o registri, elenchi o banche dati pubbliche per i dati relativi alla solvibilità finanziaria ecc).
La informiamo inoltre che la scrivente tratta i Suoi dati personali per le seguenti finalità:

• esecuzione dei contratti con Lei stipulati e dei connessi impegni;

• adempimento degli obblighi di legge connessi al rapporto contrattuale;

• gestione organizzativa e commerciale del contratto (ad esempio rapporti con agenti e rappresentanti, appaltatori per l’organizzazione delle attività da realizzare presso committenti);

• tutela dei diritti contrattuali;

• analisi statistiche interne;

• attività di marketing mediante l’invio di materiale promozionale e pubblicitario inerente a prodotti o servizi analoghi a quelli oggetto del rapporto commerciale in essere;

Il conferimento dei dati e il relativo trattamento sono obbligatori in relazione alle finalità relative agli adempimenti di natura contrattuale e legale. Il conferimento è inoltre da ritenersi obbligatorio per l’espletamento di tutte le attività della scrivente necessarie e funzionali all’esecuzione degli obblighi contrattuali. L’eventuale rifiuto a fornire i dati per tali finalità potrà determinare l’impossibilità della scrivente a dar corso ai rapporti contrattuali medesimi e agli obblighi di legge.
Il conferimento dei dati e il relativo trattamento è da ritenersi facoltativo per la realizzazione di analisi statistiche interne nonché per attività di marketing mediante l’invio di materiale promozionale e pubblicitario inerente a prodotti o servizi analoghi a quelli oggetto del rapporto commerciale in essere e informazioni sulla solvibilità.
I dati personali verranno trattati in forma cartacea, informatizzata e telematica ed inserite nelle pertinenti banche dati (clienti, fornitori, amministrazione, agenti) cui potranno accedere, e quindi venirne a conoscenza, gli incaricati dell’area commerciale, produzione, amministrazione-contabile, addetti al centro elaborazione dati espressamente designati dalla scrivente e che potranno effettuare operazioni di consultazione, utilizzo, elaborazione, raffronto ed ogni altra opportuna operazione anche automatizzata nel rispetto delle disposizioni di legge atte a garantire, tra l’altro, la riservatezza e la sicurezza dei dati nonché l’esattezza, l’aggiornamento e la pertinenza dei dati rispetto alle finalità dichiarate.
I dati che la scrivente raccoglie e tratta per esecuzione dei contratti con Lei stipulati e dei connessi impegni, l’adempimento degli obblighi di legge connessi al rapporto contrattuale nonché per la tutela dei diritti contrattuali, potranno essere comunicati ai seguenti soggetti o alle categorie di soggetti sotto indicati:

• Aziende di trasporto e spedizionieri per gli aspetti connessi alle spedizioni di merci e le pratiche doganali;

• Istituti bancari per la gestione di incassi e pagamenti;

• Amministrazioni finanziarie e altre aziende o enti pubblici in adempimento di obblighi normativi;

• Società e studi legali per la tutela dei diritti contrattuali;

• Liberi professionisti per gli adempimenti amministrativo-contabili;

• Ente di certificazione.

I soggetti appartenenti alle categorie alle quali i dati possono essere comunicati, che non rientrano nelle categorie di “responsabili”, ovvero di “Incaricati”, utilizzeranno i dati in qualità di “Titolari autonomi del trattamento”ai sensi della normativa Privacy, essendo estranei all’originario trattamento effettuato presso la nostra Società.
Per la finalità di gestione organizzativa e commerciale del contratto (ad esempio rapporti con agenti e rappresentanti, appaltatori per l’organizzazione delle attività da realizzare presso committenti), i Suoi dati potranno essere comunicati ad agenti, rappresentanti, che operano per la scrivente, aziende appaltatrici o lavoratori autonomi e aziende committenti.
La informiamo che, per l’effettuazione di analisi statistiche interne, non è prevista la comunicazione dei dati fatto salvo la divulgazione di statistiche in forma aggregata ed anonima.
Per quanto riguarda il trattamento dei Suoi dati per finalità di marketing, in generale non è prevista la comunicazione degli stessi all’esterno fatta salva la comunicazione ad agenti o rappresentanti che operano per conto della scrivente in qualità di titolari autonomi del trattamento dati.
Per ricevere informazioni sulla solvibilità, la scrivente potrà comunicare i Suoi dati ad agenzie e società di informazioni commerciali.
I Suoi dati non saranno soggetti a diffusione.
Con la presente, “AEFFE SPA”, La informa che nello svolgimento delle attività economiche potrebbe comunicare o diffondere sul sito Internet il nominativo della Sua azienda come referenza per l’acquisizione di potenziali nuovi clienti. In qualunque momento potrà esercitare il diritto di opposizione a tale trattamento dei Suoi dati mediante l’invio di una mail o di un fax ai riferimenti sotto indicati.
Grazie ai precedenti rapporti commerciali intercorsi, il Suo indirizzo e le coordinate di posta elettronica da Lei forniteci saranno utilizzate in conformità dell’art. 130, comma 4, del Codice della Privacy, D.Lgs. 196/2003, per aggiornarLa in merito alle nostre offerte mediante l’invio di comunicazioni o materiale pubblicitario.
Le ricordiamo che in ogni momento potrà opporSi, mediante l’invio di un e-mail al seguente indirizzo privacy@aeffe.com o di un telefax al n. 0541-824734.
Le ricordiamo infine che Le sono riconosciuti i diritti di cui all’art. 7 del Decreto Legislativo 30 giugno 2003 n. 196, e, in particolare, il diritto di accedere ai propri dati personali, di chiederne la rettifica, l’aggiornamento e la cancellazione, se incompleti, erronei o raccolti in violazione della legge, nonché di opporsi al loro trattamento per motivi legittimi rivolgendo le richieste al Titolare “AEFFE SPA”, Via Delle Querce, 51 – 47842 San Giovanni in Marignano (Rn). Utilizzando i riferimenti sopra indicati si potrà richiedere l’elenco aggiornato dei soggetti nominati Responsabili del trattamento.
Il sito www.aeffe.com riporta ulteriori notizie in merito alle politiche privacy adottate dalla nostra società, tra cui le modalità con cui poter venire a conoscenza dell’elenco aggiornato dei soggetti nominati Responsabili del trattamento.

San Giovanni in Marignano